結婚式の二次会の幹事をすることが決まればなるべく早く準備にとりかかることをおすすめします。大体は当日の3か月前までには準備に取りかかり、参加人数や費用、場所などによって会場を決定します。参加人数が多い場合は出席確認や景品やプチギフトの準備に時間がかかることがあります。また人気のある祝日はどこも込み合っておりなかなか予約をとることが出来ない場合があります。
そのため計画的にスケジュールを進めていくことが求められます。まず始めに招待するゲストを検討してリストアップしていくところから幹事グループを複数で行う場合にはグループを結成するところまで行います。そこからコンセプトを決めたり方向性を考えていき、決めたコンセプトや方向性に近い会場を選んでいきます。3か月前までには会場を決定してそれぞれの幹事の役割分担を決めながら当日スムーズに進むように行っていきます。
2か月前までにゲストへ招待状を送り招待メールを発送します。さらにスタッフィング決め、出欠の集計、予算の把握や確認、演出決定、必要品の購入、プチギフトの準備、最終確認や会場の報告など当日まですることはたくさんあります。出来るだけ時間にゆとりをもって始めることをおすすめします。